Il lavoro da remoto (detto anche lavoro agile oppure smart working quando permette al lavoratore la scelta di tempi e luoghi di lavoro) è una modalità di lavoro in cui il dipendente svolge la sua attività lavorativa dalla propria abitazione oppure da un altro luogo che non sia la sede di lavoro aziendale, attraverso strumenti informatici che ne permettono la dislocazione. Proprio come il lavoro presso la sede aziendale può essere sia full time che part time, sia da dipendente che free lance, poiché non rappresenta un tipo di contratto bensì una modalità di svolgimento della professione: ovviamente non tutti gli incarichi possono essere svolti in questa maniera, ma negli ultimi anni molte aziende hanno optato per questo tipo di scelta.
Questa forma di lavoro esiste già da molti anni e le motivazioni che portano a una preferenza del lavoro agile possono essere le più svariate, tuttavia nel 2020 molti lavoratori hanno dovuto ricorrere improvvisamente a questa modalità di lavoro, data la permanenza obbligatoria in casa e all’impossibilità di raggiungere l’abituale sede di lavoro a causa dell’emergenza coronavirus e delle misure restrittive relative ad essa. Non tutti i lavoratori sono quindi avvezzi a questa forma di impiego. Ciò può determinare non poche difficoltà che sono dovute soprattutto alla necessità di abituarsi nel minor tempo possibile a un nuovo modo di gestire il proprio lavoro. Lo stesso vale per i datori di lavoro e per i manager, i quali devono organizzare e gestire un team non fisicamente presente in azienda, cercando di mantenere gli stessi risultati in termini di produttività e motivazione dei propri dipendenti.
Nonostante le difficoltà insite in questa fase di passaggio e di adattamento alla nuova situazione lavorativa, il lavoro da remoto può portare numerosi vantaggi se gestito in maniera opportuna sia da parte dell’azienda che del singolo lavoratore. Innanzitutto esso comporta una sostanziale riduzione dei costi legati al mantenimento della sede lavorativa e allo spostamento del lavoratore, ma anche una maggior soddisfazione da parte del dipendente, il quale può gestire in autonomia i propri tempi di lavoro e raggiungere un miglior equilibrio lavoro/vita privata. Inoltre, non essendoci la necessità di recarsi fisicamente in un luogo specifico, si apre la strada a un mercato di lavoro globale. Il presupposto per realizzare questa impresa è, sicuramente, che gli impiegati siano in possesso degli strumenti adeguati per poter svolgere la propria professione senza la necessità di recarsi in un luogo specifico.
Benché i vantaggi offerti dal lavoro agile siano numerosi, è opportuno saper far fronte alle problematicità tipiche di questa condizione: la mancanza del contatto personale (soprattutto nel lavoratore che non è abituato allo smart working) può causare difficoltà comunicative e può indurre il lavoratore a non sentirsi parte del team; può provocare, inoltre, malintesi e imprecisioni determinando una conseguente riduzione della produttività e un rallentamento delle tempistiche. Più in generale c’è il rischio di una vera e propria inesperienza da parte del lavoratore nell’organizzazione in autonomia del proprio lavoro. Pertanto è giusto tenere sempre alta l’attenzione e non abbandonare mai il proprio staff: al contrario c’è bisogno di una presenza costante e sicura per tutti.
Come prima cosa, per la riuscita del lavoro da remoto bisogna assicurare una chiara definizione dei ruoli e delle responsabilità: ognuno dei lavoratori deve conoscere non solo il ruolo che ricopre all’interno dell’organizzazione aziendale, ma anche la funzione rivestita da ciascuno dei suoi colleghi, in modo tale che ciascuno sappia chi contattare nel caso riscontrasse delle difficoltà. Allo stesso modo andranno definiti ed esposti in maniera chiara anche i programmi e le scadenze, affinché tutti sappiano non solo quali sono gli obiettivi da raggiungere, ma anche i tempi e le modalità con cui saranno portati a termine. L’obiettivo è di far sentire ognuno come parte di un piano più grande al quale partecipa con la propria attività: un impegno comune in vista di un risultato chiaro e definito da raggiungere.
Non è sufficiente limitarsi a dare spiegazioni, ma bisogna essere certi che ciascuno comprenda tutte le informazioni: a tal fine è buona pratica chiedere costantemente dei feedback, così da verificare la comprensione delle comunicazioni. Lo staff va informato costantemente sui risultati raggiunti e sui nuovi obiettivi da perseguire, rendendo noti sia i successi che i fallimenti, nonché le nuove strategie da adottare.
Uno strumento importante al fine di creare la coesione all’interno del gruppo di lavoro sono gli incontri costanti con tutto il team attraverso riunioni ‘social’. Proprio come lo staff si riunisce periodicamente tramite le riunioni in azienda, così si possono programmare degli incontri collettivi da svolgere regolarmente online (ad esempio una volta a settimana), durante i quali discutere gli obiettivi da raggiungere e le modalità attraverso le quali farlo. In tal modo è offerta a tutti la possibilità di esprimere le proprie idee. Questi momenti di gruppo possono essere sfruttati anche per svolgere delle attività ricreative insieme al proprio team (per esempio dei giochi online o dei quiz a tema), sempre al fine di promuovere l’unità di gruppo, elemento difficile da mantenere in situazioni determinate dalla distanza fisica.
Oltre ai meeting si possono organizzare anche degli incontri singoli con ciascun impiegato, al fine di garantire un momento all’interno del quale esprimersi, chiarire eventuali dubbi o discutere individualmente delle difficoltà riscontrate. Ciò consente di supportare il singolo nello svolgimento del proprio lavoro nel modo migliore. Sicuramente uno dei vantaggi dello smart working è costituito dal fatto che il lavoratore è libero di organizzare il proprio lavoro come preferisce. Non tutti però sono capaci di organizzarsi in autonomia, soprattutto se non sono abituati a farlo: questi incontri a due sono l’occasione giusta per verificare che il lavoratore abbia le idee chiare e, se così non fosse, rappresentano il momento adeguato per guidarlo e sostenerlo nell’organizzazione del proprio operato.
Infine un argomento importante è il monitoraggio dei risultati, il quale non va affrontato con sufficienza per diverse ragioni: innanzitutto i risultati raggiunti dal singolo e dal gruppo possono rappresentare, se comunicati in maniera corretta, uno stimolo al miglioramento; inoltre si possono offrire ai lavoratori delle concrete opportunità di crescita. Il lavoro da remoto, infatti, non esclude che ci siano occasioni di avanzamento di carriera proprio come nel lavoro in azienda.
In conclusione il lavoro da remoto, sebbene sia una novità spiazzante e sconosciuta per alcuni, è una modalità di lavoro che esiste già da tempo e che, quando è ben organizzato, può condurre a ottimi risultati. Senz’altro esso richiede buone capacità di innovazione e di adattamento nel lavoratore, fortunatamente si tratta di qualità di cui chiunque può disporre in qualunque luogo di lavoro lo conduca la scelta o la necessità.
